Zodra de praktijk is ingericht en de medewerkers toegang hebben tot het HealthTrain Platform, is het tijd voor de livegang door cliënten uit te nodigen.
Cliënten uitnodigen Wanneer de datum voor het uitnodigen van cliënten is bereikt, ontvangen de cliënten die in de toekomst een afspraak in het EPD hebben staan een uitnodiging per sms. In deze sms staat een link om de HealthTrain App te downloaden. Zodra ze deze hebben gedownload, kunnen ze inloggen met hun geboortedatum en telefoonnummer die bekend zijn in het EPD van de praktijk. Hierna wordt gevraagd om een 4-cijferige pincode te kiezen. In het vervolg kan met deze eigen gekozen pincode ingelogd worden.
Wanneer de cliënt ook bij een andere praktijk onder behandeling is, die ook gebruik maakt van HealthTrain en waar dezelfde gegevens van de cliënt bekend zijn, krijgt de cliënt alle praktijken te zien bij het inloggen. De cliënt kan door deze manier van inloggen makkelijk schakelen tussen verschillende accounts. Dit geldt ook wanneer een kind onder behandeling is, en de gegevens van de ouder/verzorger in de patiëntkaart ingevuld staan.
Cliënten zoeken en toevoegen Via de pagina 'Cliënten' in het portaal kunnen cliënten worden toegevoegd en opgezocht.
Cliënten toevoegen: Een cliënt kan middels de knop "cliënt toevoegen" worden toegevoegd. Wanneer er op deze knop wordt geklikt, verschijnt er een menu waarin enkele gegevens van de cliënt ingevuld moeten worden, waaronder de naam, het mobiele nummer, e-mailadres en de geboortedatum. Wanneer al deze velden correct zijn ingevuld, kan op de knop "uitnodiging versturen" geklikt worden. Hiermee ontvangt de cliënt een uitnodiging voor HealthTrain.
Cliënten zoeken: Cliënten kunnen op twee manieren worden gezocht: via de naam, of via de geboortedatum. Om te zoeken, kunnen de hiervoor bestemde velden ingevuld worden. Vervolgens kan er op Enter of op de knop "zoeken" geklikt worden om het zoeken te starten. Daarna wordt de lijst met alle cliënten die aan de zoekopdracht voldoen weergegeven. Een zorgverlener hoeft niet op de volledige naam te zoeken: als er een deel van de naam in het zoekveld is ingevuld, zal het systeem deze cliënt ook weergeven. De knop "resetten" kan vervolgens gebruikt worden om de zoektermen te verwijderen en de originele lijst weer te geven.
Een zorgverlener ziet in zijn/haar portaal enkel de cliënten die aan deze zorgverlener zijn gekoppeld. Het kan dus voorkomen dat een zorgverlener een lege lijst met cliënten heeft, of cliënten wilt opzoeken die in eerste instantie niet in de lijst staan. Dit kan middels de zoekvelden zoals hierboven beschreven. Wanneer in de instellingen is ingeschakeld dat cliënten binnen de organisatie gedeeld worden, kunnen alle cliënten door een zorgverlener worden opgezocht, ook als deze niet aan hem/haar gekoppeld is.
Cliënten delen binnen de organisatie Het is mogelijk om cliënten binnen de praktijk zichtbaar te maken voor alle zorgverleners. Zo kunnen zorgverleners cliënten van hun collega's inzien. Dat kan handig zijn bij het overnemen van een cliënt. Dit kan aan- en uitgezet worden via de schakelaar. Wanneer de schakelaar op "Aan" staat, zijn de cliënten voor alle zorgverleners zichtbaar. Wanneer de schakelaar op "Uit" staat, kan iedere zorgverlener alleen zijn/haar eigen cliënten inzien.