De berichtendienst van HealthTrain is een essentiële functionaliteit die zorgt voor gestroomlijnde communicatie tussen zorgverleners en cliënten. Deze service is gericht op het versturen van afspraakherinneringen en -bevestigingen, met als doel cliënten te herinneren aan hun afspraken en no-shows te voorkomen. Als adminbeheerder kun je de berichtendienst volledig naar wens inrichten in het portaal.
Instellingen van de berichtendienst
In het menu voor de berichtendienst kan bepaald worden of berichten wel of niet worden verstuurd, en op welke dagen er geen berichten verstuurd mogen worden.
Activeren/Deactiveren: Door de schakelaar te gebruiken, kan de berichtendienst aangezet worden. Wanneer deze dienst is geactiveerd, ontvangen cliënten afspraakherinneringen, oefenherinneringen en andere belangrijke berichten.
Dagen uitsluiten: Je kunt kiezen om op bepaalde dagen geen berichten te versturen, bijvoorbeeld op zondagen. Berichten die op zo'n uitgesloten dag verstuurd zouden worden, worden dan een dag eerder verzonden. Cliënten ontvangen op de geselecteerde uitgesloten dag geen berichten van HealthTrain.
Afspraakherinneringen instellen
Afspraakherinneringen zijn berichten die de cliënt attenderen op een geplande afspraak.
Verzendtijd: de verzendtijd van herinneringen kan gekozen worden via het drop-down menu. Herinneringen worden altijd in de ochtend verstuurd. U kunt kiezen voor een verzendtijd in de vroege ochtend (tussen 08:00 en 08:30 uur) of in de late ochtend (tussen 09:30 en 10:00 uur).
Verzendmoment: je kunt instellen hoeveel dagen van tevoren afspraakherinneringen worden verstuurd: 1 of 2 dagen van tevoren.
Kanalen: voor afspraakherinneringen zijn er drie kanalen beschikbaar: push (via de app), sms of e-mail. Wanneer de combinatie van kanalen wordt gekozen, stuurt het systeem niet drie afzonderlijke berichten. Het systeem controleert of de cliënt de app heeft gedownload. Indien dit het geval is, wordt de herinnering per push verstuurd. Als de app niet is gedownload, wordt de herinnering per e-mail verstuurd.
Afspraakbevestigingen instellen
Een afspraakbevestiging is een bericht dat de zojuist geplande afspraak bij de cliënt bevestigt.
Verzendmoment: Deze wordt binnen een uur na het plannen van een nieuwe afspraak verstuurd. Er is bewust een lichte vertraging ingebouwd, zodat afspraken nog aangepast kunnen worden voordat de bevestiging naar de cliënt wordt verstuurd.
Kanalen: Voor afspraakbevestigingen kunnen twee kanalen gekozen worden: push (via de app) of e-mail. Het systeem stuurt een pushbericht als de cliënt de app heeft gedownload; anders wordt de bevestiging per e-mail verstuurd. Een cliënt ontvangt dus niet zowel een pushbericht als een e-mail.
Bundeling: Wanneer meerdere afspraken vooruit worden gepland, worden deze afspraakbevestigingen gebundeld in één bericht.