Het HealthTrain Platform biedt een breed scala aan functionaliteiten die zorgverleners ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden en de interactie met cliënten stroomlijnen. Het platform is ontworpen om de zorg efficiënter en toegankelijker te maken.
Algemeen gebruik en instellingen
Het HealthTrain Platform werkt nauw samen met het Elektronisch Cliënten Dossier (EPD) van de praktijk, wat handmatige invoer van medewerkers- en cliëntgegevens overbodig maakt. Adminbeheerders bepalen wanneer zorgverleners per e-mail worden uitgenodigd voor het portaal en wanneer cliënten een sms ontvangen om de app te downloaden. Zodra cliënten zijn uitgenodigd, worden automatisch afspraakbevestigingen en herinneringen verstuurd.
Communicatie en afsprakenbeheer
Een van de kernfunctionaliteiten van HealthTrain is de berichtenservice. Deze service zorgt ervoor dat cliënten afspraakherinneringen en -bevestigingen ontvangen, wat helpt om no-shows te voorkomen. De berichtendienst kan volledig naar wens worden ingericht, inclusief het instellen van dagen waarop geen berichten verstuurd mogen worden.
Afspraakherinneringen: Deze worden 1 of 2 dagen voor de afspraak verstuurd, afhankelijk van de voorkeur van de praktijk, en altijd in de ochtend. Er kan gekozen worden voor verzending via pushmeldingen (via de app), sms of e-mail. Het systeem controleert eerst of de cliënt de app heeft gedownload; zo ja, dan wordt de herinnering via push verstuurd. Indien niet, dan via e-mail.
Afspraakbevestigingen: Deze wordt binnen een uur na het plannen van een nieuwe afspraak verstuurd om de afspraak te bevestigen. Ook hierbij kan gekozen worden voor pushmeldingen (via de app) of e-mail. Meerdere toekomstige afspraken worden gebundeld in één bericht.
Afspraken verzetten of annuleren: Binnen de HealthTrain app is het op dit moment niet mogelijk om afspraken te verzetten. Wel kan een URL naar het patiëntenportaal van het EPD worden geplaatst, waar cliënten eventueel afspraken kunnen verzetten.
Videobellen: Het platform maakt beveiligd videobellen tussen zorgverlener en cliënt mogelijk. Deze functie kan praktijkbreed worden in- of uitgeschakeld. Cliënten kunnen tot een kwartier voor de afspraak in een digitale wachtkamer stappen, waarna de zorgverlener hen kan toelaten tot het consult.
Chatfunctie: Via de HealthTrain app kunnen zorgverleners en cliënten met elkaar chatten. De zorgverlener start het gesprek, heeft de regie over het beheer en afsluiten ervan. Dit maakt directe feedback en aanpassingsverzoeken mogelijk, wat zorgt voor een snelle respons.
Behandelprogramma's en monitoring
HealthTrain biedt diverse mogelijkheden voor het opstellen en monitoren van behandelprogramma's:
Zorgprogramma's: Er zijn gevalideerde zorgprogramma's van e-Exercise beschikbaar voor verschillende cliëntgroepen, waaronder nek-, nek/schouder-, SOLK-, lage rug- en artroseklachten voor heup/knie. Deze programma's, die zijn opgebouwd uit doelen voor activiteiten, oefeningen en educatie, kunnen op praktijkniveau worden opengesteld en aangepast.
Oefenprogramma's aanmaken en aanpassen: Zorgverleners kunnen in het HealthTrain Portaal oefenprogramma's opstellen voor cliënten, zowel blanco programma's als vooropgestelde programma's van e-Exercise. Zorgverleners kunnen inloggen in het portaal om oefeningen mee te geven en de voortgang van de cliënt te zien.
Beweegmodule: De app kan gekoppeld worden aan Apple Health of Google Fit, waardoor dagelijkse beweegactiviteit automatisch in het logboek van de cliënt wordt geplaatst en de zorgverlener dit kan inzien.
Praktijk- en medewerkerbeheer
Het HealthTrain Platform biedt ook mogelijkheden voor het beheren van praktijkgegevens en medewerkers:
Praktijkgegevens: De praktijknaam kan op verschillende plekken in het platform worden getoond, met een volledige naam voor de app en een korte naam voor het portaal. De naam van de afzender van sms-berichten kan ook worden ingesteld.
Locatiebeheer: Praktijk- en locatiegegevens kunnen worden ingevuld, inclusief openingstijden. Meerdere locaties kunnen worden beheerd en op 'zichtbaar' of 'niet zichtbaar' worden gezet in de app. Locaties worden doorgaans ingelezen vanuit het EPD, maar kunnen handmatig worden toegevoegd (hoewel het EPD leidend blijft). Het verwijderen van locaties gebeurt via het EPD.
Praktijkpagina in de app: De cliëntenapp heeft een pagina met algemene informatie over de praktijk, welke door de praktijk zelf ingericht kan worden. Hier is ruimte voor twee korte stukjes tekst en drie afbeeldingen. Logo's en iconen kunnen worden geüpload om de app als 'eigen' te laten aanvoelen.
Zorgverleners toevoegen en zoeken: Zorgverleners kunnen handmatig of in bulk (via een Excel-sheet) worden toegevoegd. Adminbeheerders kunnen extra rollen toekennen. Zorgverleners kunnen worden opgezocht op naam of e-mail.
Cliënten toevoegen en zoeken: Een cliënt kan handmatig worden toegevoegd met naam, mobiel nummer, e-mailadres en geboortedatum, waarna een uitnodiging wordt verstuurd. Cliënten kunnen worden gezocht op naam of geboortedatum.
Cliënten delen binnen de organisatie: Het is mogelijk om cliënten binnen de praktijk zichtbaar te maken voor alle zorgverleners, wat handig kan zijn bij cliëntovername. Deze optie kan makkelijk via een schakelaar worden aan- of uitgezet.
Cliënten en behandelcodes uitsluiten: Om te voorkomen dat afspraakherinneringen worden verstuurd voor bepaalde behandelingen (bijvoorbeeld Medisch Fitness) of voor cliënten die liever geen berichten ontvangen, kunnen behandelcodes en cliënten worden uitgesloten. Behandelcodes kunnen verschillende statussen krijgen, zoals 'Negeren' (geen weergave in de app, geen bericht), 'Annuleren' (bericht bij geannuleerde afspraak), of 'Niet op komen dagen' (voor interne logging). Afspraaktypes zoals 'aan huis' of 'videobellen' kunnen aan codes worden gekoppeld.
Abonnementenbeheer
In het portaal is een pagina beschikbaar met alle informatie over het abonnement van de organisatie, inclusief het huidige product en het aantal zorgverleners. Hier kan het abonnement worden beheerd.