Uitleg afspraakherinneringen
Een afspraakherinnering is een bericht dat de cliënt attendeert op de geplande afspraak. Dit bericht wordt 1 of 2 dagen voor de afspraak verstuurd, afhankelijk van de voorkeur van de praktijk. Een afspraakherinnering wordt altijd in de ochtend gestuurd. Hierbij kan gekozen worden om het bericht vroeg in de ochtend (8:00-8:30) of later in de ochtend (9:30-10:00) te versturen. Deze instelling kan worden geconfigureerd onder 'Instellingen' > 'Berichtendienst' in het portaal.
Voor afspraakherinneringen kunnen drie kanalen worden gekozen: push (via de app), sms of mail. Wanneer de combinatie van de drie kanalen wordt gekozen, worden er niet drie berichten verstuurd. Het systeem controleert eerst of de cliënt de app heeft gedownload. Als dit het geval is, wordt de herinnering per push en mail verstuurd. Wanneer de app niet is gedownload, wordt de herinnering per mail verstuurd. Als er ook geen e-mailadres bekend is, zal de herinnering per sms worden verstuurd. Cliënten ontvangen overigens altijd een pushmelding indien de app is gedownload.
De berichtendienst van Health Train kan aan- en uitgezet en naar wens ingericht worden via het portaal van de adminbeheerder. Hier kan ook gekozen worden welke soort berichten er worden gestuurd en welke dagen er geen afspraakherinneringen verstuurd mogen worden. Berichten die op die dagen verstuurd zouden worden, worden dan een dag eerder verstuurd. Door de toggle te gebruiken, kan de berichtendienst worden aangezet. Deze dienst zorgt ervoor dat cliënten afspraakherinneringen, oefenherinneringen en andere berichten kunnen ontvangen. Zorgverleners krijgen hierdoor ook afspraakherinneringen, wat bijdraagt aan een gestroomlijnde communicatie.
Uitleg afspraakbevestiging
Een afspraakbevestiging is een bericht dat de zojuist geplande afspraak bij de cliënt bevestigt. Deze wordt binnen een uur na het plannen van een nieuwe afspraak verstuurd. Er zit bewust wat vertraging op dit proces. Mocht een afspraak gepland worden en het toch niet het juiste tijdstip was, dan kan dit direct aangepast worden voordat er een bericht naar de cliënt verstuurd is.
Voor afspraakbevestigingen kunnen twee kanalen gekozen worden: push (via de app) of mail. Wanneer de combinatie van deze kanalen gekozen wordt, zal het systeem een pushbericht sturen wanneer iemand de app heeft gedownload. Wanneer dat niet zo is, zal de bevestiging per mail verstuurd worden. Het gebeurt dus niet dat een cliënt zowel een pushbericht als een mail ontvangt. Wanneer er meerdere afspraken vooruit worden gepland, worden deze afspraakbevestigingen gebundeld in één bericht.