HealthTrain stuurt afspraakherinneringen en -bevestigingen door de afspraken uit het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) in te lezen. Deze afspraken zijn gekoppeld aan een behandelcode (of verrichtingscode) en aan een cliënt.
Voor sommige behandelingen is het niet handig om een afspraakherinnering te sturen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij Medisch Fitness, omdat dat elke week in hetzelfde uur plaatsvindt, of bij codes die gebruikt worden voor verslaglegging, waarbij de cliënt niet naar de praktijk hoeft te komen.
Soms zijn er ook cliënten die liever geen berichten ontvangen.
Om deze redenen is het in het HealthTrain Platform mogelijk om behandelcodes en cliënten uit te sluiten. Dan wordt er geen of een aangepaste afspraakherinnering of -bevestiging gestuurd van die afspraak.
Cliënten
Het uitsluiten van cliënten gaat op basis van het patiëntnummer in het EPD. Cliënten zijn ook altijd weer te verwijderen van de uitsluitlijst. Dan zullen ze wel weer berichten ontvangen.
Behandelcodes
Het uitsluiten van behandelcodes gaat door de codelijst en de behandelcode in te vullen. Daarnaast kan er een actie gekozen worden, dit is een status of een type.
Status
Er zijn drie soorten status die gekoppeld kunnen worden aan een behandelcode.
Status: Negeren. Deze status zorgt ervoor dat de code helemaal niet meegenomen wordt, de afspraak wordt dan niet in de app getoond en er wordt geen bericht over verstuurd.
Status: Annuleren. Deze status kan gekoppeld worden aan een code die gebruikt wordt voor geannuleerde afspraken. Hier ontvangt de cliënt dan ook een bericht van.
Status: Niet op komen dagen. Deze status is bedoeld voor de code voor een niet nagekomen afspraak. Hier ontvangt de cliënt geen bericht van, maar kan gebruikt worden voor de logging van de praktijk. Deze code wordt ook gebruikt in ons no-show onderzoek.
Type
Types zijn te koppelen aan een code, zodat de afspraak op de juiste manier in de app wordt weergegeven. Het gaat hierbij om de volgende vijf afspraaktypes: aan huis, op kliniek, in tehuis, telefonisch en videobellen.
Behandelcodes zijn altijd te verwijderen van de uitsluitlijst. Dan worden die afspraken wel weer meegenomen in het versturen van berichten.