In HealthTrain zit een berichtenservice, die ervoor zorgt dat cliënten een afspraakherinnering of -bevestiging ontvangen, om zo hun afspraak niet te vergeten.
In het portaal van de Adminbeheerder kan deze berichtendienst aan- en uitgezet worden, en kan deze volledig naar wens ingericht worden. Hierbij kan ook gekozen worden op welke dagen er géén afspraakherinneringen verstuurd mogen worden. In sommige gebieden kan het bijvoorbeeld gewenst zijn om op zondag geen berichten te versturen. De berichten die op die dag verstuurd zouden worden, worden dan een dag eerder verstuurd.
Afspraakherinneringen
Een afspraakherinnering is een bericht dat de cliënt op de geplande afspraak attendeert. Dit bericht wordt 1 of 2 dagen voor de afspraak verstuurd, afhankelijk van de voorkeur van de praktijk. Een afspraakherinnering wordt altijd in de ochtend gestuurd. Hierbij kan nog gekozen worden het bericht vroeg op de ochtend (8:00-8:30) of later op de ochtend (9:30-10:00) te versturen.
Voor de afspraakherinneringen is het mogelijk om drie kanalen te kiezen: push (via de app), sms of mail. Wanneer de combinatie van de drie kanalen wordt gekozen, zullen er niet drie berichten verstuurd worden. Het systeem kijkt of de cliënt de app heeft gedownload. Wanneer dat zo is, wordt de herinnering per push en mail verstuurd. Wanneer de app niet gedownload is, wordt de herinnering per mail verstuurd. Wanneer er ook geen mailadres bekend is, zal de herinnering per sms verstuurd worden.
Afspraakbevestigingen
Een afpsraakbevestiging is een bericht dat de zojuist geplande afspraak bij de cliënt bevestigt. Deze wordt binnen een uur na het plannen van een nieuwe afspraak verstuurd. Hier zit bewust wat vertraging op. Mocht het zo zijn dat een afspraak gepland wordt en het toch niet het juiste tijdstip was, kan dat direct aangepast worden voordat er een bericht naar de cliënt verstuurd is.
Voor de afspraakbevestigingen kunnen twee kanalen gekozen worden: push (via de app) of mail. Wanneer de combinatie van deze kanalen gekozen wordt, zal het systeem een pushbericht sturen wanneer iemand de app heeft gedownload. Wanneer dat niet zo is, zal de bevestiging per mail verstuurd worden. Het gebeurt dus niet dat een cliënt zowel een pushbericht als mail ontvangt.
Wanneer er meerdere afspraken vooruit worden gepland, worden deze afspraakbevestigingen gebundeld in een bericht.
