Het HealthTrain Platform biedt twee manieren om cliënten toe te voegen: handmatig en via een geautomatiseerde import vanuit het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). Om cliënten uit te nodigen voor het HealthTrain Platform, is het van belang dat de cliëntgegevens correct in het EPD staan.
Cliënten importeren uit EPD
Het HealthTrain Platform maakt gebruik van een API koppeling met het EPD van de praktijk. Deze koppeling zorgt ervoor dat medewerker en cliëntgegevens automatisch worden overgenomen uit het EPD. Hierdoor is handmatige invoer niet nodig. Zorg ervoor dat wijzigingen direct in het EPD systeem worden doorgevoerd; het HealthTrain Platform zal deze gegevens automatisch bijwerken. Als adminbeheerder kan worden bepaald wanneer cliënten een sms ontvangen om de HealthTrain app te downloaden. Zodra de eerste cliënten zijn uitgenodigd, worden er automatisch afspraakbevestigingen en herinneringen verstuurd.
Handmatig cliënten toevoegen
Een cliënt kan handmatig worden toegevoegd via de knop "cliënt toevoegen" in het portaal. Wanneer hierop geklikt wordt, verschijnt een menu waarin enkele gegevens van de cliënt ingevuld moeten worden, waaronder de naam, het mobiele nummer, e mailadres en de geboortedatum. Wanneer al deze velden correct zijn ingevuld, kan op de knop "uitnodiging versturen" geklikt worden. Hiermee ontvangt de cliënt een uitnodiging voor HealthTrain.
Cliënten uitnodigen
Zodra de datum voor het uitnodigen van cliënten is bereikt, ontvangen cliënten die in de toekomst een afspraak in het EPD hebben staan een uitnodiging per sms. In deze sms staat een link om de HealthTrain app te downloaden. Zodra de app is gedownload, kan worden ingelogd met de geboortedatum en het telefoonnummer die bekend zijn in het EPD van de praktijk. Hierna wordt gevraagd om een 4 cijferige pincode te kiezen. In het vervolg kan met deze zelfgekozen pincode worden ingelogd. Wanneer de cliënt ook bij een andere praktijk onder behandeling is die ook gebruikmaakt van HealthTrain en waar dezelfde gegevens van de cliënt bekend zijn, krijgt de cliënt alle praktijken te zien bij het inloggen. Op deze manier kan de cliënt gemakkelijk schakelen tussen verschillende accounts. Dit geldt ook wanneer een kind onder behandeling is en de gegevens van de ouder/verzorger in de cliëntkaart staan ingevuld.
Cliënten zoeken
Cliënten kunnen op twee manieren worden gezocht in het portaal: via de naam of via de geboortedatum. Om te zoeken, kunnen de hiervoor bestemde velden worden ingevuld. Vervolgens kan op 'Enter' of op de knop "zoeken" worden geklikt om het zoeken te starten. Daarna wordt de lijst met alle cliënten die aan de zoekopdracht voldoen weergegeven. Het is niet nodig om op de volledige naam te zoeken; als een deel van de naam in het zoekveld is ingevuld, zal het systeem deze cliënt ook weergeven. De knop "resetten" kan vervolgens worden gebruikt om de zoektermen te verwijderen en de originele lijst weer te geven.
Een zorgverlener ziet in zijn of haar portaal enkel de cliënten die aan deze zorgverlener zijn gekoppeld. Het kan dus voorkomen dat een zorgverlener een lege lijst met cliënten heeft, of cliënten wil opzoeken die in eerste instantie niet in de lijst staan. Dit kan via de zoekvelden zoals hierboven beschreven. Wanneer in de instellingen is ingeschakeld dat cliënten binnen de organisatie gedeeld worden, kunnen alle cliënten door een zorgverlener worden opgezocht, ook als deze niet aan hem of haar gekoppeld is.
Cliënten delen binnen de organisatie
Het is mogelijk om cliënten binnen de praktijk zichtbaar te maken voor alle zorgverleners. Zo kunnen zorgverleners cliënten van collega's inzien. Dat kan handig zijn bij het overnemen van een cliënt. Dit kan aan en uitgezet worden via de schakelaar bij 'Instellingen > EPD'. Wanneer de schakelaar op "aan" staat, zijn de cliënten voor alle zorgverleners zichtbaar. Wanneer de schakelaar op "uit" staat, kan iedere zorgverlener alleen zijn of haar eigen cliënten inzien.